امروزه تکنیک‌های بهره‌وری بیشماری وجود دارند که ادعا می‌کنند شما را به اوج بازدهی در محیط کار می‌رسانند. در میان آن‌ها معدود تکنیک‌هایی غیر از پومودورو شناخته‌شده اند و به طور گسترده از آن‌ها استفاده می‌شود. پومودورو یک سیستم مدیریت زمان است که پیشنهاد می‌کند وظایف کاری‌تان را به بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید و بین آن‌ها استراحت کنید.
تکنیک پومودورو یکی از روش‌های مدیریت زمان، ابداع‌شده توسط فرانچسکو چیریلو است. بر طبق این روش بهترین تکهٔ زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست‌کردن سس پومودورو که یک سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است. فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند
در این فن، هر بازهٔ زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک پومودورو نامیده می‌شود و پس از هر چهار پومودورو یک استراحت طولانی‌تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای وجود دارد.
چیریلو که یک نوآور و کارگشا در زمینهٔ فنون بهبود فرایند شناخته می‌شود این فن را در اواخر دههٔ ۱۹۸۰ میلادی به دنبال تحقیقات در زمینهٔ بهبود عادت‌های مطالعهٔ خودش معرفی کرد. مفاهیم به کار رفته در این روش مشابه فنون جعبه‌بندی زمان و توسعهٔ مکرر و فزاینده در زمینهٔ طراحی نرم‌افزار است. ایدهٔ اصلی این روش این است که استراحت‌های مکرر می‌تواند به چابکی ذهن کمک کند.
اصول اساسی
در این فن و تکنیک شش اصل و مرحله وجود دارد:
انتخاب کاری که باید انجام شود.
تنظیم زمان‌سنج که به صورت سنتی ۲۵ دقیقه است.
کار بر روی تکلیف تا زمانی که زمان‌سنج به زنگ درآید. اگر حواس‌پرتی گوناگون به سراغتان آمد آن را یادداشت کنید و سریعا به ادامه تکلیف بازگردید.
وقتی که زمان‌سنج به زنگ درآمد، علامت تیک را بر کاغذی یادداشت کنید
اگر شما کمتر از چهار علامت تیک بر روی کاغذتان دارید، استراحتی کوتاه ۳ تا ۵ دقیقه‌ای کنید و به مرحله اول بازگردید.
اگر تعداد علامت‌های تیک‌دار روی کاغذتان به بیش از چهار رسیده، استراحتی ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای را در پیش گرفته و لیست علامت‌های تیک‌دارتان را پاک کنید، سپس به مرحله اول بازگردید.
تکنیک پومودورو یکی از روش‌های مدیریت زمان، ابداع‌شده توسط فرانچسکو چیریلو است. بر طبق این روش بهترین تکهٔ زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست‌کردن سس پومودورو که یک سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است. فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند
در این فن، هر بازهٔ زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک پومودورو نامیده می‌شود و پس از هر چهار پومودورو یک استراحت طولانی‌تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای وجود دارد.
چیریلو که یک نوآور و کارگشا در زمینهٔ فنون بهبود فرایند شناخته می‌شود این فن را در اواخر دههٔ ۱۹۸۰ میلادی به دنبال تحقیقات در زمینهٔ بهبود عادت‌های مطالعهٔ خودش معرفی کرد. مفاهیم به کار رفته در این روش مشابه فنون جعبه‌بندی زمان و توسعهٔ مکرر و فزاینده در زمینهٔ طراحی نرم‌افزار است. ایدهٔ اصلی این روش این است که استراحت‌های مکرر می‌تواند به چابکی ذهن کمک کند.
اصول اساسی
در این فن و تکنیک شش اصل و مرحله وجود دارد:
انتخاب کاری که باید انجام شود.
تنظیم زمان‌سنج که به صورت سنتی ۲۵ دقیقه است.
کار بر روی تکلیف تا زمانی که زمان‌سنج به زنگ درآید. اگر حواس‌پرتی گوناگون به سراغتان آمد آن را یادداشت کنید و سریعا به ادامه تکلیف بازگردید.
وقتی که زمان‌سنج به زنگ درآمد، علامت تیک را بر کاغذی یادداشت کنید
اگر شما کمتر از چهار علامت تیک بر روی کاغذتان دارید، استراحتی کوتاه ۳ تا ۵ دقیقه‌ای کنید و به مرحله اول بازگردید.
اگر تعداد علامت‌های تیک‌دار روی کاغذتان به بیش از چهار رسیده، استراحتی ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای را در پیش گرفته و لیست علامت‌های تیک‌دارتان را پاک کنید، سپس به مرحله اول بازگردید.
ایده‌ی آن حول این مفهوم است که بیشتر مردم تمرکزشان را پس از ۲۵ دقیقه کارِ بی‌وقفه از دست می‌دهند درنتیجه برای حفظ کارایی به بازتنظیم نیاز دارند. اما این ایده یک مشکل دارد: هیچ دو کار و هیچ دو انسانی شبیه هم نیستند؛ بنابراین یک سیستم بهره‌وری با یک نسخه‌ی ثابت را نمی‌توان برای همه افراد و همه‌ی کار‌ها تجویز کرد.
اما گزینه‌ی دیگری وجود دارد که انعطاف‌پذیری بیشتری دارد و به شما اجازه می‌دهد بر اساس نیاز‌های خاص خودتان آن را سفارشی کنید. نام این گزینه تکنیک فلوتایم است. در این مطلب همه چیز درباره‌ی تکنیک فلوتایم و نحوه‌ی استفاده از آن را می‌خوانید.
تکنیک فلوتایم چیست؟
تکنیک فلوتایم به اندازه‌ی تکنیک پومودورو شناخته‌شده نیست. از بسیاری جهات، این تکنیک نواده‌ی مستقیم پومودورو است، زاییده‌ی افکار زوئی ریید-بیوِنز که آن را به عنوان وسیله‌ای برای رفع کمبود‌هایی که حین استفاده از تکنیک پومودورو تجربه کرده بود ابداع کرد.
او دریافت پایبندی به بخش‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای معمولاً مزاحم جریان کاری اوست و در آخر به جای تقویت به بهره‌وری او آسیب می‌رساند (منظور از جریان کاری احساس غرقه‌گی در یک کار خاص است). زوئی برای حل این مشکل در جستجوی خلق سیستمی بود که جنبه‌های سودمند تکنیک پومودورو را حفظ کند و در عین حال به او اجازه‌ی ورود به یک جریان مثبت کاری و ماندن در آن را بدهد.
مبانی تکنیک فلوتایم
برای آغازِ استفاده از تکنیک فلوتایم، نخستین کاری که باید انجام دهید درست کردن یک جدولِ زمانی است که در مدیریت فعالیت‌های روزانه به شما کمک می‌کند. می‌توانید این کار را با کمک کامپیوتر یا به صورت دستی انجام دهید، در هر صورت روشی را انتخاب کنید که برای شما راحت‌تر است. در بخش عناوینِ ستون‌های این جدولِ زمانی موارد زیر را بگنجانید:
نام کارِ
زمان آغاز
زمان پایان
حواس‌پرتی
جمع زمان کار
جمع زمان استراحت
نمونه‌ی جدول زمانی یک روز بر اساس تکنیک فلوتایم:
یک کار را انتخاب کنید
در آغاز کاری را انتخاب کنید که می‌خواهید حتماً همان روز آن را به اتمام برسانید. این کار باید مشخص باشد، کاری باشد که بتوانید به طور معقول ظرف مدت زمانی که دارید آن را به اتمام برسانید. برای نمونه، نباید کاری مانند «رنگ کردن خانه» باشد. اگر کاری را انتخاب کنید که زمان‌بر و پرزحمت است، برای اتمام آن به مشکل برمی‌خورید. پس سعی کنید کاری را که مدنظر دارید قابل‌تقسیم به بخش‌های کوچک و قابل‌کنترل باشد.
شروع به کار کنید
گام بعدی شروع به کار است. نام کار را زیر عنوانِ ستونِ «نام کار» و سپس زمان شروع کار را زیر عنوانِ ستونِ «زمان شروع» درج کنید. تنها قانونی که باید رعایت کنید اینست که اجازه ندارید چند کار را هم‌زمان با هم انجام دهید. فقط یک کار مشخص! این قانون شما را وادار می‌کند فقط روی کاری که باید به اتمام برسانید تمرکز کنید و عوامل حواس‌پرتیِ خودخواسته را به حداقل برسانید.
به کار کردن ادامه دهید تا زمانی که به استراحت نیاز پیدا کنید
در این مرحله آزادید تا جایی که دوست دارید به کار کردن ادامه دهید، اما اگر بعد از ۱۵ دقیقه احساس خستگی کردید، دست از کار کشیده و استراحت کنید. اگر غرق کار شُدید، حساب زمان را از دست دادید و توانستید یک ساعت بدون‌وقفه کار کنید، هیچ اشکالی ندارد!
ایده‌ی این تکنیک اینست که شما الگو‌های خاص خودتان را بشناسید و کارتان را به بخش‌هایی تقسیم کنید که مناسب خودتان است. اگر روی کار‌های خاص تمرکز خوبی ندارید، سعی کنید در مدت‌زمان‌های کوتاه‌تری روی آن‌ها کار کنید. اگر غرق انجام انواع دیگری از کار می‌شوید، تا زمانی که دلتان می‌خواهد و می‌توانید متمرکز باقی بمانید و به کار کردن ادامه دهید تا بهره‌وری‌تان را به حداکثر برسانید.
به احتمال زیاد به این نتیجه می‌رسید طولانی‌ترین زمانی که قادرید با تمرکز به انجام کاری مشغول باشید حدود ۹۰ دقیقه یا بیشتر است. این مدت زمان با ریتم اُلترادیان شما مطابقت دارد، یعنی دوره‌های متناوب هشیاری و استراحت که مغز ما در طول روز تجربه می‌کند.
مطالعاتِ موردی زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد چگونه استراحت‌های منظم، بهره‌وری را بهبود می‌بخشد. این یکی از دلایلی است که استراحت‌های اجباری بخشی از تکنیک پومودورو هستند. اما شواهدی هست که نشان می‌دهد رویکرد فلوتایم با استراحت‌های غیراجباری بسته به نیاز فرد هم به همان اندازه کارایی دارد.
مدت‌زمان مناسبی استراحت کنید
زمانی که احساس کردید به استراحت نیاز دارید، کار را رها کنید و استراحت کنید. فقط اطمینان حاصل کنید زمانِ رها کردنِ کار را در جدول زمانی و در جایِ درست آن ثبت کنید. مدت‌زمانِ کوتاه یا طولانیِ استراحت به خواستِ خود شما بستگی دارد، اما از این امتیاز سوءاستفاده نکنید، چون در غیر اینصورت مجموعِ زمان استراحت شما بیشتر از زمان کارتان خواهد شد.
قاعده‌ی کلی اینست که سعی کنید بعد از ۲۵ دقیقه کار ۵ دقیقه به خودتان استراحت بدهید و به تناسب برای کار طولانی‌تر، زمان استراحت‌تان را بیشتر کنید. شاید نیاز پیدا کنید از زمان‌سنج (تایمر) استفاده کنید تا به موقع کارتان را از سر بگیرید. زمانی که استراحت‌تان به پایان رسید، فراموش نکنید زمان بازگشت به کار و مدت زمان استراحت‌تان را در جدول زمانی ثبت کنید.
در صورت بروز حواس‌پرتی عامل آن را ثبت کنید
حین کار همیشه اوقاتی هست که حواس شما به دلیلی پرت می‌شود. شاید عامل حواس‌پرتی شما تماس تلفنی، ایمیل فوری یا حتی نیازِ رفتن به توالت باشد. در این مواقع در ستون «حواس‌پرتی» آن را ثبت کنید. سعی کنید عوامل حواس‌پرتی را به حداقل برسانید، اما جلوی آن‌ها را به زور نگیرید، چون گاهی‌اوقات عاملی که حواس شما را پرت کرده اولویت بالاتری از کار فعلی‌تان دارد. پس به جای اینکه عوامل حواس‌پرتی را به کل نادیده بگیرید یا با آن‌ها کنار بیایید، با آن‌ها آنطور که خودتان صلاح می‌دانید برخورد کنید.
تا زمانِ به اتمام رساندن کار این رویه را تکرار کنید
در گام بعدی تمام کاری که باید انجام دهید اینست که مراحل قبلی را تکرار کنید تا کاری که در دست دارید به اتمام برسد. با اتمام هر کار، زمان اتمام را در جدول زمانی ثبت کنید. اگر مایل باشید می‌توانید پس از اتمام کار، کل زمان کارتان را محاسبه کنید یا می‌توانید این کار را به انتهای روز موکول کنید، زمانی که چند کار را به پایان رسانده‌اید. مهم‌ترین مسئله اینست که هیچ شکافی در ردیابی جدول زمانی خودتان به جا نگذارید. جداول زمانی شما وقتی کامل شوند به دارایی شما تبدیل می‌شوند. این دارایی به شما توانایی ایجاد یک برنامه‌ی کاری را می‌دهد که خروجی روزانه‌ی شما را به حداکثر می‌رساند.
تحلیل کلی جداول زمانی
گرچه ثبت روزانه‌ی اوقات کار و استراحت به اتمام کار‌هایی که دارید کمک می‌کند، دلیل مهم دیگری هم برای این کار وجود دارد. این جداول زمانی به تدریج نشان می‌دهند شما چگونه باید برنامه‌ی زمانی ایده‌آل روزانه‌ی خودتان را طرح‌ریزی کنید.
درنتیجه، در انتهای هر هفته، برای مقایسه‌ی جداول زمانی این هفته با هفته‌های قبل وقت بگذارید. شاید ببینید الگو‌های خاصی در حال شکل‌گیری هستند. برای نمونه، شاید نتیجه بگیرید طولانی‌ترین دوره‌ی کار شما معمولاً قبل از ناهار است یا در زمان‌های خاصی از روز عوامل حواس‌پرتی شما بیشتر است. شما می‌توانید از این داده‌ها برای طرح‌ریزی موثرترِ هفته‌های آتی استفاده کنید.
بدون تردید همه می‌خواهند مهم‌ترین کارهایشان را در پربارترین اوقات روزشان بگنجانند. پس با مرور جداول زمانی در آخر هفته می‌توانید تصمیم بگیرید در هفته‌ی جدید چه زمانی از روز را به مهم‌ترین کارهایتان اختصاص دهید که می‌دانید بدون وقفه می‌توانید تمرکز کنید. برعکس، انجام کار‌هایی را که اهمیت چندانی ندارند به اوقاتی از روز موکول کنید که احتمال دارد حین کار دچار حواس‌پرتی شوید. به علاوه می‌دانید چه موقع از روز را به پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا تماس‌های تلفنی اختصاص دهید. مرور جداول زمانی و مقایسه‌ی آن‌ها با جداول هفته‌های گذشته نه تنها بهره‌وری شما را تقویت می‌کند بلکه اشتباهات کاری شما را به حداقل می‌رساند.
اگر با عملکرد پومودورو آشنایی دارید، شاید متوجه شباهت‌های آن با فلوتایم شده باشید. تکنیک فلوتایم به طور خاص برای حفظ سه ویژگی مهم تکنیک پومودورو طراحی شده که عبارتند از:
ردیابی دقیق زمان
یکی از دلایل موفقیت‌آمیز بودنِ تکنیک پومودورو برای بسیاری از افراد اینست که یک سیستم جدی برای ردیابی زمان است. شما با اجبار به تقسیم کارتان به بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای نسبت به کار‌هایی که پیش‌رو دارید و نحوه‌ی مدیریت زمان آگاهی پیدا می‌کنید. همین ویژگی‌ها به تنهایی جلویِ به هدر رفتن زمان باارزش شما را می‌گیرد، چون شما متعهد شده‌اید هر دقیقه از وقت‌تان را به حساب آورید. تکنیک فلوتایم هم این مزیت را دارد.
حذف انجام هم‌زمان چند کار
در تکنیک پومودورو شما باید یک کار را انتخاب کنید، مشغول انجام آن شوید و با استفاده از زمان‌سنج فقط ۲۵ دقیقه را به هر یک از بخش‌های آن کار اختصاص دهید. فایده‌ی عالی این کار متمرکز نگه داشتن شما روی همان کار است، چون از لحظه‌ای که زمان‌سنج شروع به کار می‌کند شما می‌دانید قرار است چه کاری را به اتمام برسانید، بنابراین وسوسه نمی‌شوید آن را رها کنید و بدون برنامه به سراغ کار‌های دیگر بروید. گرچه در تکنیک فلوتایم اجباری به استفاده از زمان‌سنج ندارید، خودِ عملِ نوشتن برنامه‌ی کاری هم همان اثر زمان‌سنج را دارد. از آنجا که می‌دانید با کمک این جدول زمانِ صرف‌شده روی کارتان را ردیابی می‌کنید، پس روی همان کار تمرکز می‌کنید تا زمانی که به پایان برسد.
تسهیل اوقات استراحت
یکی از بزرگ‌ترین عوامل تضعیفِ بهره‌وری «خستگی» است. شواهد زیادی وجود دارد که اثبات می‌کند استراحت کردن برای حفظِ اوجِ عملکرد کاری ضروریست. راز واقعیِ شهرت و موفقیتِ تکنیک پومودورو همین است، یعنی وقفه‌های استراحت کردن را اجباری و اجتناب‌ناپذیر کرده است. در قیاس با تکنیک پومودورو، تکنیک فلوتایم هم بر وقفه‌های استراحت کردن تاکید می‌کند با این تفاوت که شما را وادار به این کار نمی‌کند مگر اینکه خودتان نیاز به استراحت داشته باشید. در نتیجه برای موفقیت در استفاده از تکنیک فلوتایم خودانضباطی‌های فردی لازم است. اگر شما می‌توانید از زمان‌سنج پیروی کنید، هیچ دلیلی وجود ندارد که نتوانید یاد بگیرید از سیگنال‌های بدن خودتان هم پیروی کنید.
نتیجه‌گیری
بی‌جهت نیست که تکنیک پومودورو محبوبیت زیادی دارد. اما اگر مدتی است از این تکنیک استفاده می‌کنید و از ساختار سخت آن خسته شده‌اید، پیشنهاد می‌کنیم حداقل یک یا دو هفته تکنیک فلوتایم را امتحان کنید. شاید به این نتیجه برسید که این تکنیک برای استایل کاری شما مناسب‌تر است و بازدهی شما را نسبت به قبل افزایش می‌دهد.